Cosa fa
Il Servizio cura tutte le attività connesse alla gestione ed esecuzione concreta e specifica dell’azione amministrativa, con l’osservanza delle direttive generali e di merito del Dirigente, da cui dipende.
Il Servizio si articola nelle seguenti unità operative complesse:
ATTI AMMINISTRATIVI ISTITUZIONALI, NOTIFICHE
- attività connesse al funzionamento della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale, ivi compresa la liquidazione delle missioni e dei gettoni di presenza dei Consiglieri Comunali, e le attività relative alla pubblicazione e archiviazione delle singole deliberazioni;
- autenticazione atti e documenti vari;
- autenticazione atti relativi al passaggio di proprietà di beni mobili registrati;
- tenuta dei registri degli atti amministrativi/deliberativi e degli scadenziari vari di pertinenza;
- autenticazione e fotocopiatura atti e norme;
- tenuta Albo Pretorio on line e cura pubblicazione atti;
- organizzazione e gestione servizio di registrazione audio-visiva e trascrizioni sedute del Consiglio Comunale;
- organizzazione e gestione del servizio notifiche e adempimenti connessi;
- organizzazione e gestione dei servizi relativi ai messi distributori;
- smistamento e distribuzione materiale e corrispondenza agli uffici.
- cura la gestione amministrativa del deposito degli atti giudiziari e il deposito degli atti relativi a notifiche a soggetti irreperibili, per conto di altri Enti.
PROTOCOLLO E ARCHIVIO
- gestione protocollo generale dell’Ente mediante procedure cartacee ed informatiche;
- gestione protocollo di emergenza;
- gestione e ricezione posta;
- tenuta, classificazione ed archiviazione degli atti nelle sezioni separate dell’archivio corrente e di deposito;
- implementazione e gestione dell’archivio storico;
- effettua la selezione dei documenti da proporre per lo scarto alla Soprintendenza archivistica per la Puglia.
UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO – INFORMAGIOVANI – CENTRALINO
- adempimenti relativi all’attuazione della Legge 241/90 e s.m.i. e dei Regolamenti comunali in materia di Pubbliche relazioni e Diritto di accesso;
- gestione reclami;
- gestione del servizio Informagiovani;
- predisposizione banche dati, dossier informativi;
- consultazione di leggi ed atti amministrativi a disposizione dei cittadini;
- Attività connesse al servizio centralino.
GARE E CONTRATTI
- supporto ai R.U.P. dei vari Settori, nel controllo della correttezza delle informazioni contenute nei capitolati speciali di appalto in relazione al procedimento di gara;
- attività istruttoria per l’adesione alle Convenzioni con centrali di committenza;
- collaborazione con i R.U.P. per gli adempimenti connessi alla verifica del possesso dei requisiti di ordine generale, economico-finanziari e tecnico-organizzativi ai fini dell’aggiudicazione definitiva da parte dell’organo competente ad effettuare la scelta dell’aggiudicatario;
- comunicazione e pubblicazione degli esiti di gara;
- attività connesse alla stipula di tutti i contratti di competenza dell’Ente, nonché dei servizi professionali attinenti all’architettura ed all’ingegneria, in collaborazione ed a supporto del Settore/Servizio titolare del procedimento di spesa;
- verifica dei requisiti relativi alla capacità a contrattare, per la stipula dei contratti non ricompresi nel codice, presso i diversi Enti deputati (Agenzia delle Entrate, Procura della Repubblica, Tribunale);
- assistenza ai rogiti;
- gestione applicativi informatici per la stipula dei contratti in modalità elettronica;
- rapporti con l’Agenzia delle Entrate, Conservatoria, Registri Immobiliari per la registrazione e trascrizione degli atti;
- cura della liquidazione e riscossione dei diritti e delle spese connesse alla registrazione dei contratti;
- cura procedure antimafia per la stipula dei contratti soggetti a tali adempimenti;
- cura operazioni fiscali inerenti attività contrattuale;
- trascrizione e voltura catastale dei contratti relativi ai beni soggetti a pubblicità ai sensi del Codice Civile;
- tenuta del repertorio degli atti stipulati in forma pubblica amministrativa e per scrittura privata;
- archiviazione dei contratti e degli allegati contrattuali ed ogni altro adempimento relativo.